如何优雅地催稿ISTP会议组委会
会议论文迟迟不出录用结果，是投稿人共同的焦虑。ISTP 会议（又称 CPCI-S）因检索含金量高，每年收稿量大，组委会常常陷入“审稿—补审—再复审”的循环，导致通知一拖再拖。想催稿，又怕被拉黑；不催，又怕错过基金结题、毕业答辩。以下是一套“优雅催稿”的实战方案，亲测有效，既保留体面，又能让邮件在组委会收件箱里自动上浮。
一、先确定“可催”时间
看官网日程：ISTP 会议通常会在 Call for Papers 里写明“Notification of acceptance: before 30 June”。若官网日程已更新、延后，你就拥有了天然的理由去询问。
算缓冲期：通知日 +7 天是容忍区间；+14 天是合理催问；+30 天再不出结果，大概率内部流程卡壳。
查同类作者：论坛、QQ群、推特上搜会议简称，若大批人没收到结果，说明不是针对你，可联合多人“软催”。
二、邮件标题的“黄金 20 字” 组委会每天处理上百封邮件，标题必须一眼识别急迫性且不冒犯。公式：会议简称 + 稿件编号 + 关键词。 示范： “ICITA 2024, Paper 156, inquiry about review status” 避免：“Urgent!!!”“催稿！”这类情绪化字眼。
三、正文三段式模板
开场白（20 字内） “Dear ICITA 2024 Secretariat,” 不卑不亢，一句就够。
自我定位（50 字内） “I am the corresponding author of Paper 156 (title: xxxx).” 把编号、题目都写上，省去对方检索时间。
询问理由（80 字内） 给出“时间紧迫 + 礼貌请求”双重理由： “According to the original schedule, the notification date was 30 June. Our university requires an official acceptance letter before 15 July for graduation procedures. Could you kindly advise the updated timeline or provide any interim information?” 最后一句放软： “We fully understand the heavy workload and appreciate your efforts.”
四、发送时间的小心机
避开周一、周五：周一邮箱爆仓，周五人心思周末。周三上午 9:00–10:00（会议所在时区）打开率高。
用 Gmail 或 Outlook 的“定时发送”功能，精准到分钟。
五、二次跟进：间隔与措辞 若 5 个工作日无回复，可发跟进邮件，主题加“Gentle reminder”。正文只比上次多一句话： “Just a gentle follow-up regarding the status of Paper 156.” 绝不再重复理由，节省对方时间。二次无回，可转 Twitter 私信会议主席，公开@语气要客气：“@ICITA2024 Could you kindly help check the review status of Paper 156? Many thanks!” 公开渠道往往 24h 内就有人回复。
六、电话/微信的“最后一步” 官网若留有手机号或微信号，可在二次邮件后再等 48 小时使用。电话接通后，只说三点：
稿件编号；2. 自己姓名；3. 询问预计通知时间。通话控制在 30 秒。微信同理，文字不超过 70 字。
七、同步准备“自救方案” 优雅催稿不代表干等。边催边做两手准备：
提前写好修改稿：若收到小修，可 24 小时内返回。
联系导师/单位：说明会议延迟，申请延期提交检索证明。
关注同主题其他会议：若真错过毕业节点，可快速转投 EI 会议补位。
八、邮件范例（中英双语） Subject: ICITA 2024, Paper 156, inquiry about review status
Dear ICITA 2024 Secretariat,
I am the corresponding author of Paper 156, titled “A Lightweight Fusion Network for Remote Sensing Scene Classification”. According to the original schedule, the notification of acceptance was planned before 30 June. Our university requires an official acceptance letter before 15 July for graduation procedures. Could you kindly advise the updated timeline or provide any interim information? We fully understand the heavy workload and appreciate your efforts.
Best regards,
Li Ming
Beijing University of Posts and Telecommunications
Email: liming@bupt.edu.cn
结语 催稿的核心是：用最少字数传递最关键信息，同时展示对组委会辛苦的理解。把时间点、编号、需求一次性给全，别人想帮你只要回一句话即可。做到“礼貌 + 精确 + 体谅”，再忙的秘书也愿意为你点开附件。祝你早日收到“Congratulations!”
